Quy chế lưu trữ hồ sơ bệnh án

2012-09-24 10:05 AM

Người bệnh ra viện trong 24 giờ, khoa phải hoàn chỉnh các thủ tục hành chính của hồ sơ bệnh án theo quy chế, chuyển đến phòng kế hoạch tổng hợp.

Biên tập viên: Trần Tiến Phong

Đánh giá: Trần Trà My, Trần Phương Phương

Quy định chung

Hồ sơ bệnh án là tài liệu quan trọng phải được giữ gìn, bảo quản tốt theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.

Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú, chuyển viện và tử vong phải được hoàn chỉnh các thủ tục hành chính theo quy chế vào viện chuyển khoa, chuyển viện, ra viện sau đó chuyển đến phòng kế hoạch tổng hợp lưu trữ theo quy định.

Việc khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án phải theo đúng quy định.

Quy định cụ thể

Lưu trữ hồ sơ bệnh án

Đăng kí lưu trữ:

Người bệnh ra viện trong 24 giờ, khoa phải hoàn chỉnh các thủ tục hành chính của hồ sơ bệnh án theo quy chế, chuyển đến phòng kế hoạch tổng hợp.

Phòng kế hoạch tổng hợp kiểm tra việc thực hiện quy chế hồ sơ bệnh án của khoa trình giám đốc kí duyệt và chuyển lưu trữ.

Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú lưu trữ ít nhất 10 năm.

Hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt lưu trữ ít nhất 15 năm.

Hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong lưu trữ ít nhất 20 năm.

Gìn giữ bảo quản hồ sơ bệnh án:

Trưởng phòng kế hoạch tổng hợp phân công cụ thể viên chức chuyên trách giữ gìn bảo quản hồ sơ bệnh án.

Ghi đầy đủ các thông tin quy định vào sổ lưu trữ.

Hồ sơ bệnh án được để vào tủ hoặc trên giá, có biện pháp: chống ẩm, chống cháy, chống dán, chống chuột, chống mối và các côn trùng khác.

Các hồ sơ bệnh án được đánh số thứ tự theo chuyên khoa hoặc theo danh mục bệnh tật quốc tế nhằm bảo quản lưu trữ và cung cấp tài liệu nhanh chóng thuận tiện.

Hồ sơ người bệnh tử vong:

Hồ sơ người bệnh tử vong phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ tủ riêng, theo thứ tự từng năm.

Tủ lưu dữ hồ sơ người bệnh tử vong phải luôn luôn khoá. Giám đốc bệnh viện có quyết định phân công và giao trách nhiệm cho người giữ hồ sơ bệnh án.

Sử dụng hồ sơ bệnh án đã lưu trữ

Bác sĩ trong bệnh viện cần mượn hồ sơ bệnh án để giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học phải có giấy đề nghị ghi rõ mục đích, thông qua trưởng phòng kế hoạch tổng hợp và chỉ được đọc tại chỗ. Đối với hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong, ngoài các thủ tục trên phải được giám đốc bệnh viện kí duyệt.

Phòng kế hoạch tổng hợp phải có sổ theo dõi người đến mượn hớ sơ bệnh án và lưu trữ các giấy đề nghị.

Người mượn hồ sơ bệnh án không được tiết lộ nghề nghiệp chuyên môn.

Cơ quan bảo vệ pháp luật và thanh tra cần sử dụng hồ sơ bệnh án

Phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị ghi rõ mục đích sử dụng hồ sơ bệnh án.

Căn cứ giấy giới thiệu hoặc công văn yêu cầu, trưởng phòng kế hoạch tổng hợp báo cáo giám đốc kí duyệt mới được phép đưa hồ sơ bệnh án cho mượn đọc hay sao chụp tại chỗ.

Đối với hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong giám đốc bệnh viện phải báo cáo lên cấp trên quản lý trực tiếp, sau khi được sự đồng ý của cấp trên giám đốc bệnh viện mới được phép cho mượn đọc hoặc sao chụp, chép tại chỗ.

Đối với hồ sơ bệnh án của cán bộ diện quản lý bảo vệ sức khoẻ trung ương phải được phép của chủ tịch hội đồng quản lí sức khoẻ cán bộ cao cấp của Đảng và Nhà nước mới được phép cho mượn đọc hoặc sao chụp, chép lại chỗ.

Bài viết cùng chuyên mục

Bác sỹ khoa khám bệnh: nhiệm vụ quyền hạn

Tham gia thường trực, cấp cứu, chỉ đạo tuyến dưới thực hiện công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu tuyến cơ sở, công tác nghiên cứu khoa học, dự các hội nghị, hội thảo khoa bọc theo sự phân công.

Hội đồng khoa học bệnh viện: nhiệm vụ và quyền hạn

Các uỷ viên hội đồng bao gồm những cán bộ có trình độ chuyên môn sâu và kinh nghiệm quản lí thuộc các lĩnh vực chuyên khoa do giám đốc lựa chọn và quyết định.

Bệnh viện đa khoa hạng III: ba, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức

Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong Bệnh viện và cơ sở y tế tuyến dưới để nâng cấp trình độ chuyên môn và kỹ năng quản lý chăm sóc sức khoẻ ban đầu.

Phòng tổ chức cán bộ bệnh viện: vị trí, chức năng nhiệm vụ, tổ chức

Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ chính trị nội bộ, quan hệ chặt chẽ với các tổ chức Đảng, chính quyền địa phương để phối hợp công tác trong công việc có liên quan.

Trưởng khoa răng hàm mặt: nhiệm vụ quyền hạn

Tổ chức công tác tuyên truyền phòng chống bệnh răng miệng tại khoa và tại cộng đồng, tổ chức công tác phẫu thuật tạo hình hàm mặt theo đúng quy định của Nhà nước.

Y tá điều dưỡng hành chính khoa: nhiệm vụ quyền hạn

Lĩnh thuốc và bàn giao thuốc hàng ngày để y tá (điều dưỡng) chăm sóc thực hiện cho từng người bệnh theo y lệnh.

Quy chế quản lý biểu mẫu và sổ ghi chép thông tin y tế

Người được giao quản lí các biểu mẫu và sổ ghi chép phải bảo quản, giữ gìn không được làm hỏng hoặc mất Trường hợp để hỏng, để mất sổ ghi hoặc biểu mẫu thống kê phải báo cáo ngay.

Quy chế công tác khoa xét nghiệm

Mặt bàn xét nghiệm phải lát gạch men kính, chịu acid, có hệ thống chậu rửa, vòi nước sạch lắp ngay tại bàn.

Trưởng khoa ngoại: nhiệm vụ quyền hạn

Thực hiện đúng các quy định kĩ thuật bệnh viện. Theo dõi chăm sóc người bệnh trước, trong và sau phẫu thuật.

Quy chế vào viện chuyển khoa chuyển viện ra viện

Thực hiện các tủ tục vào viện cho người bệnh, thông báo cho khoa nhận người bệnh biết trước để chuẩn bị điều kiện phục vụ.

Trưởng khoa khám bệnh: nhiệm vụ quyền hạn

Tổ chức tốt công tác hành chính khoa. Đảm bảo ghi chép, cập nhật chính xác số liệu người bệnh đến khám bệnh tại khoa. Lưu giữ đầy đủ hồ sơ tài liệu theo quy định.

Quy chế khám bệnh chữa bệnh theo yêu cầu

Giá thu viện phí khám bệnh, chữa bệnh, được tính trên cơ sở hạch toán và được cấp trên quản lý trực tiếp duyệt.

Quy chế công tác khoa dinh dưỡng

Bác sĩ điều trị hàng ngày thăm khám người bệnh, ra y lệnh về chế độ ăn uống bệnh lí, khi thay đổi chế độ ăn uống cần ghi rõ lí do nhận xét diễn biến của bệnh.

Quy chế công tác khoa lao

Khi phát hiện có nhiều người mắc bệnh lao trong cùng một khu vực có tính chất dịch tễ phải báo cáo ngay trưởng khoa, trưởng phòng kế hoạch tổng hợp.

Quy chế công tác hợp tác quốc tế bệnh viện

Trao đổi thư công tác, báo cáo khoa học, tài liệu nghiên cứu gửi ra nước ngoài và nhận từ nước ngoài phải theo đúng quy định của pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

Quy chế đối với người bệnh không có người nhận

Lập hồ sơ bệnh án, chụp ảnh báo cáo giám đốc bệnh viện và thông báo ngay cho Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn và Công an cơ sở gần nhất.

Quy chế công tác khoa ngoại

Trường hợp người bệnh có diễn biến xấu cần phẫu thuật cấp cứu được đưa thẳng vào buồng phẫu thuật, làm các xét nghiệm cận lâm sàng cần thiết, hoàn chỉnh hồ sơ bệnh án.

Phòng kế hoạch tổng hợp bệnh viện: chức năng, nhiệm vụ, tổ chức

Tổ chức việc điều hoà phối hợp công tác giữa các khoa, phòng trong bệnh viện, giữa bệnh viện với các cơ quan có liên quan nhằm nâng cao hiệu quả công tác khám bệnh, chữa bệnh của Bệnh viện.

Quy chế công tác khoa y học hạt nhân

Thực hiện nghiệm pháp chẩn đoán bằng phóng xạ phải thăm khám, kiểm tra để có chỉ định đúng: về kĩ thuật, liều lượng, dược chất phóng xạ và loại trừ trường hợp chống chỉ định.

Trưởng khoa vi sinh: nhiệm vụ quyền hạn

Có trách nhiệm quản lí các hoá chất độc, các chủng virus, vi khuẩn phân lập theo đúng kĩ thuật bệnh viện, đảm bảo an toàn tuyệt đối, chống lây nhiễm.

Bác sỹ xét nghiệm cận lâm sàng: nhiệm vụ quyền hạn

Kiểm tra tại kết quả xử nghiệm của kĩ thuật viên trong phạm vi được phân công. Kí phiếu kết quả xét nghiệm để trình trưởng khoa duyệt.

Trưởng khoa giải phẫu bệnh: nhiệm vụ quyền hạn

Đối với các trường hợp tự tử, tai nạn, đột tử, chết không rõ lí do hoặc nghi ngờ có liên quan đến pháp luật, trưởng khoa phải báo cáo giám đốc để mời cơ quan pháp luật cùng tham gia giải quyết.

Quy chế công tác khoa thăm dò chức năng

Phiếu thăm dò chức năng của người bệnh phải ghi rõ tên, tuổi, giới , thời gian làm xét nghiệm và kết quả cụ thể.

Trưởng khoa ung bướu: nhiệm vụ quyền hạn

Trực tiếp kiểm tra an toàn bức xạ, có kế hoạch phòng chống sự cố bức xạ, tổ chức tốt công tác tiêu độc, tẩy uế và xử lí chất thải phóng xạ theo đúng pháp lệnh an toàn và kiểm soát bức xạ.

Trưởng phòng hành chính quản trị bệnh viện: nhiệm vụ quyền hạn

Cung cấp vật tư thông dụng theo yêu cầu chuyên môn phù hợp với khả năng kinh phí của bệnh viện được cấp. Có kế hoạch tiết kiệm và thực hiện chống tham ô, lãng phí.